INSTRUCCIONES PARA LLENADO DE DOCUMENTACION DE CLUB ROTARIO
Estimados compañeros rotarios:
Agradecemos de una manera muy especial el apoyo que le dan a nuestro Programa
Rotario de Intercambio de Jóvenes del Distrito 4110 patrocinando
a un joven por un año como Embajador de Buena Voluntad representando
a México.
Este año empezamos con nuevas regulaciones dictadas por Rotary
Internacional con el propósito de crear un ambiente de mayor seguridad
para todos los jóvenes intercambistas del mundo que han aceptado
participar en nuestro programa. Para esto, es de vital importancia que
tu club al aceptar patrocinar a un estudiante de intercambio “Outbound”
y recibir en hospedaje a un “Inbound” esté informado
y acuerden aceptar estas nuevas regulaciones y lineamientos.
Este CD incluye formatos y documentos para ser revisados y llenados por
el comité de intercambio de tu club rotario. A continuación
se dan instrucciones para abrir los documentos incluidos en este CD, haga un click en las ligas de color azul y para regresar a las instrucciones de un click en el boton (Atras/Back) de su explorador de internet. Seguir cuidadosamente
los siguientes pasos:
1. Antes de iniciar el llenado de formas es importante se familiaricen
de una manera mas completa con los Protocolos y Procedimientos sobre acoso
y abuso sexual y otros documentos incluidos en este CD los cuales son
requeridos para cumplimiento de los nuevos lineamientos por Rotary Internacional
y proceso de certificación.
2. Ver cada uno de los siguientes anexos:
Protocolo
y Procedimientos sobre acoso y abuso sexual
Normas
para reportar acusaciones de acoso o abuso sexual
3. Después de haber revisados estos documentos deberán llenar
y firmar el formato de
Acuerdo
de Cumplimiento de Club Rotario con el Distrito con el cual su
club rotario acepta seguir los nuevos lineamientos de Rotary Internacional.
4. Este CD incluye un Formato de
Reporte
de Incidentes en caso de ser necesario. Favor de revisarlo y
tenerlo disponible.
5. Llene el formato de
Comité de Intercambio de Club Rotario con la información de los
miembros del comité de su club listando como mínimo un Presidente,
un Consejero y un Vocal. Si su club patrocina a más de dos jóvenes
intercambistas, se recomienda que el comité defina un consejero
por cada dos estudiantes Inbounds que reciba el club con el propósito
de darles atención continua y mantener una comunicación
estrecha con las familias anfitrionas.
6. Llene el formato de
Declaración
jurada de voluntario de Intercambio de Jóvenes- Comite de Club
Rotario en el cual aceptan participar en el programa de Intercambio
como voluntarios resguardando la seguridad e integridad de los estudiantes
inbounds que sean hospedados por su Club Rotario. Este formato deberá
ser llenado y firmado por cada uno de los miembros del comité de
su club.
7. Imprima la lista de verificación de documentos
(Check
List de Comité de Club Rotario) requeridos para ser entregados
al Comité Distrital. Verifique que cada uno de los documentos listados,
número de copias y firmas requeridas vayan debidamente documentados
y sean incluidos en el paquete.
8. Otros documentos que deben ser incluidos en el paquete del comité de su club son:
- Copia de Pago Anual al Distrito
- Copia de Pago Anual a Rotary Internacional
- Copia de Pago a la Revista Rotaria
9. Los siguientes formatos deberán ser entregados para la certificación de nuevos socios en el comite o para aquellos que se certificaron hace dos años o mas (Periodo 2007-2008).
- Copia de Credencial de Elector de cada miembro del comité
- Carta de No-Antecedentes Penales de cada miembro del comité
10. El Club Rotario deberá entregar directamente al Comite
Distrital el paquete de documentos solicitados durante la junta de
evaluación de Aspirantes en la Cd. de Torreón para que las solicitudes de los estudiantes sean recibidas
y aceptadas. Si su paquete no es entregado podría
afectar la la recepción de las solicitudes de estudiantes patrocinados
por su club. Únicamente se requieren dos copias de de los documentos
solicitados sin importar el numero de estudiantes patrocinados. (Una copia
para Oficina del Distrito y otra para Coordinador Distrital Local).LA
FECHA LIMITE PARA RECIBIR SOLICITUDES DE ESTUDIANTES DEBIDAMENTE REQUISITADAS
ES EL 18 DE OCTUBRE. Para cualquier duda sobre los requisitos o el llenado
de formas favor de comunicarse con el Coordinador Distrital Local del
Programa de Intercambio.
Atentamente,
Dr.
Ricardo Alvarado
Chairman Distrito 4110
